Yang Perlu Anda Ketahui Saat Pindah Kantor

Apakah Anda ingin merelokasi ruang kantor Anda dan membutuhkan beberapa informasi penting dan saran ahli tentang strategi terbaik? Pindah kantor bisa menjadi tugas yang sangat menegangkan – Anda pada dasarnya memindahkan seluruh bisnis Anda – itulah sebabnya Anda perlu mengetahui beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan. Berikut adalah 7 tip teratas untuk memastikan bahwa pemindahan kantor besar Anda secepat, semudah, dan semudah mungkin dikelola:

1. Penilaian, tujuan dan perencanaan

Ini adalah kunci untuk memulai dengan menilai kebutuhan bisnis Anda saat ini dan masa depan. Pastikan Anda merinci dengan jelas alasan relokasi serta persyaratan jangka pendek dan panjang serta prospek pertumbuhan bisnis Anda untuk memetakan pemindahan dan rencana kantor yang relevan.

Siapkan daftar tujuan utama yang dirinci dengan jelas dan pastikan bahwa Anda mengumpulkan informasi sebanyak mungkin saat bepergian termasuk perincian kontrak (misalnya sewa, periode pemberitahuan) serta informasi keuangan untuk memastikan ini sejalan dengan tujuan dan rencana Anda.

2. Pilih perusahaan pemindahan yang sesuai

Memilih perusahaan pemindahan yang sesuai adalah salah satu aspek pertama yang perlu dipertimbangkan untuk langkah besar. Ini adalah kunci untuk mempertimbangkan layanan yang diberikan seperti pengepakan, peralatan bergerak serta asuransi, keahlian dan rujukan. Penting juga bahwa kontak utama Anda memahami kebutuhan Anda dan kebutuhan bisnis spesifik seperti mengelola peralatan mahal atau spesialis. Jangan hanya memilih perusahaan termurah yang dapat Anda temukan – cari tahu di mana spesialisasi mereka sebelumnya.

3. Pengepakan

Saat berkemas, akan lebih baik untuk memisahkan barang-barang ke dalam tumpukan individu. Kemudian, kemas barang-barang tersebut ke dalam kotak terpisah dengan nama yang diberi label jelas sehingga barang dapat dengan mudah dikenali saat dibongkar. Benda kecil seperti map dan buku harus dikemas bersama sehingga mudah diakses dan benda yang lebih besar seperti lemari arsip tidak perlu dibongkar, cukup dikunci untuk keamanan dan diberi label sesuai departemen. Ini akan menghemat banyak waktu Anda saat menyiapkan kantor baru Anda, jadi cobalah berkemas sesedikit mungkin jika Anda bisa.

4. Menyimpan

Jika Anda berpikir untuk menyewa ruang kantor yang lebih kecil dari yang Anda sewa saat ini, beberapa barang Anda yang jarang digunakan bisa masuk ke fasilitas ruang penyimpanan. Anda tidak pernah tahu kapan Anda membutuhkan peralatan, pajangan atau materi pemasaran dan furnitur ini lagi dalam waktu dekat, jadi jangan langsung membuangnya. Perusahaan penyimpanan Anda mungkin dapat memberi Anda saran tentang objek apa yang terbaik untuk disimpan, sehingga Anda dapat memiliki akses kapan pun diperlukan.

5. Cadangan

Pastikan semua data Anda dicadangkan di perangkat dan komputer Anda untuk mencegah hilangnya informasi bisnis penting. Meskipun perusahaan pemindahan bertujuan untuk menangani peralatan Anda dengan sangat hati-hati, faktor-faktor seperti data dapat dengan mudah hilang. Salah satu idenya adalah mencadangkan data bisnis di perangkat yang tidak terkait dengan pemindahan sehingga tidak ada lagi hal yang perlu Anda khawatirkan di hari besar.

6. Rencanakan tata letak baru

Sebelum Anda pindah, rencanakan ke depan dan miliki gagasan yang jelas tentang tata letak kantor baru Anda sehingga Anda tahu persis furnitur mana yang perlu dipindahkan. Jika memungkinkan, berikan rencana kepada perusahaan pemindahan Anda sehingga mereka dapat mendirikan kantor baru Anda dengan mudah. Agar ini berhasil, Anda harus mengukur fasilitas kantor baru Anda terlebih dahulu sehingga semua perabotan dijamin pas. Mungkin juga membantu untuk memberi label objek agar tetap teratur.

7. Memberikan rencana tata letak kepada karyawan

Setelah Anda menetap di ruang baru Anda, berikan rencana tata letak kepada semua karyawan sehingga mereka juga mengetahui pengaturan baru dan di mana objek dan fasilitas penting berada. Sekali lagi, gunakan pelabelan sebagai panduan, sehingga semua orang bisa terbiasa dengan lokasi baru secepat mungkin. Mungkin juga ada baiknya meminta beberapa anggota staf Anda untuk membantu langkah tersebut untuk memberi Anda langkah awal dan mengoordinasikan ruang kerja baru secara efisien.