Elemen dari Program Perjalanan Perusahaan yang Kuat

Elemen dari Program Perjalanan Perusahaan yang Kuat : Untuk memaksimalkan anggaran perjalanan perusahaan Anda, penting untuk merencanakan program Anda dengan nilai penuhnya. Memberitahu pelancong untuk memilih tiket pesawat logis terendah saja tidak cukup. Berikut ini adalah elemen yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan atau mengevaluasi program perjalanan Anda.

1. Kebijakan perjalanan

Kebijakan perjalanan yang ditulis dengan baik dan disebarluaskan adalah dasar dari setiap program perjalanan yang baik, dan saya selalu kagum bahwa begitu banyak perusahaan memiliki kebijakan perjalanan yang ketinggalan zaman dan tidak terstruktur dengan baik, jika memang ada. T

idak sulit untuk menemukan kebijakan yang ditulis dengan baik. Seseorang dapat ditemukan secara online dengan cukup mudah. Yang tersisa hanya diedit untuk mencerminkan budaya perusahaan, dan disebarluaskan di dalam perusahaan sehingga semua orang mengerti dan setuju untuk mengikutinya.

Untuk alasan ini, kami mendorong semua orang untuk menandatangani salinan kebijakan perjalanan untuk memastikan bahwa itu dibaca, dipahami, dan dimiliki oleh semua staf perusahaan. Saya menyarankan agar semua orang di perusahaan menandatangani salinan kebijakan perjalanan, baik mereka bepergian atau tidak.

Mereka dapat mengubah posisi di perusahaan nanti dan diharuskan melakukan perjalanan. Kebijakan perjalanan tidak perlu panjang atau rumit. Beberapa kebijakan perjalanan terbaik yang pernah saya lihat hanya beberapa halaman.

2. Perjalanan terpusat secara internal dan eksternal

Banyak perusahaan tidak memusatkan program perjalanan mereka, dan mereka membayar harga dalam kesempatan yang hilang untuk pengurangan biaya dan efisiensi internal. Banyak perusahaan yang tidak berpusat pada perjalanan memiliki ketakutan untuk mengharuskan pelancong melakukan sesuatu yang mungkin tidak ingin mereka lakukan, bersama dengan gagasan bahwa memusatkan perjalanan akan memerlukan mempekerjakan Manajer Perjalanan.

Kedua hal ini mungkin merupakan masalah yang sah tetapi tidak harus dalam banyak kasus. Dengan mengharuskan wisatawan memesan secara terpusat, Anda tidak serta merta kehilangan fleksibilitas mereka. Anda dapat memusatkan perjalanan sambil tetap mengizinkan wisatawan untuk memesan sendiri, baik dengan agen perjalanan pilihan Anda, atau secara online melalui penyedia yang telah bermitra dengan Anda dan Anda percaya.

Dengan menugaskan seseorang yang bertanggung jawab untuk mengawasi perjalanan, Anda mendapatkan satu titik kontak baik secara internal maupun eksternal untuk masalah perjalanan. Jika perusahaan Anda menghabiskan kurang dari $1 juta untuk perjalanan udara, Anda mungkin tidak memerlukan manajer perjalanan penuh waktu.

Dalam kasus ini, pengawasan perjalanan dapat ditugaskan ke departemen keuangan, sumber daya manusia, atau bahkan asisten tingkat eksekutif. Berikut adalah manfaat yang bisa didapat dengan berkonsentrasi traveling.

Ketika Anda berkonsentrasi bepergian dengan satu agen, Anda mendapatkan beberapa hal penting. Anda akan memiliki satu titik kontak untuk masalah saat pelancong sedang bepergian, dan Anda akan memiliki satu entitas untuk dihubungi untuk semua kebutuhan perjalanan Anda. Ini menghilangkan masalah konsolidasi laporan perjalanan dari berbagai sumber.

Dengan menyatukan perjalanan, Anda akan mendapat manfaat yang signifikan dari skala ekonomi. Jika Anda dapat mengukur total perjalanan antara divisi atau lokasi yang berbeda, Anda dapat memperoleh lebih banyak uang dari pemasok perjalanan.

Ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan lebih banyak dari program dolar lunak maskapai, yang berarti lebih banyak tiket gratis dan peningkatan, dapatkan persentase diskon yang lebih tinggi dari maskapai pilihan kami, dan dapatkan harga negosiasi yang lebih baik untuk kontrak hotel dan mobil Anda.

Biaya pemenuhan Anda juga akan berkurang, karena agen perjalanan Anda sering kali akan mendiskon biaya mereka untuk volume perjalanan keseluruhan yang lebih tinggi.

3. Campuran pemesanan online dan layanan pribadi

Ini merupakan tambahan dari elemen sebelumnya, yang menyerukan pemusatan perjalanan dengan agen perjalanan tunggal. Ini penting, namun dalam melakukannya, Anda tidak perlu mewajibkan traveler untuk menggunakan sistem booking online, dan Anda tidak perlu meminta traveler untuk menghubungi agensi secara langsung.

Dengan menawarkan pilihan kepada wisatawan untuk melakukan keduanya, Anda mencapai beberapa tujuan. Anda akan mengurangi biaya pemenuhan Anda, karena pemesanan online lebih murah dari segi biaya layanan. Dengan memberikan pilihan kepada wisatawan, Anda memberi mereka rasa kontrol, sehingga meningkatkan moral dan memiliki peluang lebih baik untuk tingkat adopsi yang tinggi.

Ketiga, Anda mengizinkan praktik terbaik untuk menggunakan mesin pemesanan online Anda untuk rencana perjalanan yang tidak terlalu rumit, dan mengizinkan eksekutif senior, pelancong yang sering bepergian, dan rencana perjalanan yang kompleks untuk dipesan langsung dengan agen perjalanan yang dapat menawarkan tingkat layanan yang lebih tinggi dan menyeluruh. lebih baik. pengalaman perjalanan di tempat yang paling terjamin.

4. Lihat di bawah setiap batu

Sementara sebagian besar program perjalanan berkisar pada anggaran udara, ada beberapa area lain yang dapat diselidiki untuk menemukan peluang penghematan. Ada beberapa area yang lebih jelas untuk dilihat, seperti harga hotel yang dinegosiasikan di hotel favorit Anda, atau diskon sewa mobil dengan pemasok yang disukai. Seringkali agen perjalanan Anda sudah memiliki potongan harga melalui afiliasi konsorsium dan kontrak mobil agen.

Ada juga beberapa area yang kurang umum yang harus diselidiki. Misalnya, jika transportasi darat menjadi perhatian, sebagian besar pemasok akan menawarkan potongan harga dan opsi penagihan langsung. Pengaturan penagihan langsung dengan hotel dan agen penyewaan mobil juga merupakan cara yang bagus untuk meningkatkan efisiensi dan mempermudah pekerjaan departemen akuntansi.

5. Manfaatkan kontrak dolar keras dan dolar lunak

Sebagian besar maskapai besar saat ini menawarkan diskon dolar keras serta insentif dolar lunak sebagai imbalan atas loyalitas perusahaan terhadap produk mereka. Jika program perjalanan Anda menghabiskan lebih dari $ 1 juta dalam pengeluaran udara, Anda dapat memperoleh diskon dari tarif terendah dari operator pilihan Anda sebagai imbalan atas komitmen pangsa pasar.

Untuk operator sekunder Anda, atau jika volume Anda kurang dari minimum yang disyaratkan oleh maskapai, Anda dapat mengikuti program dolar lunak untuk tiket gratis dan peningkatan gratis, serta peningkatan status pelancong atau tiket klub bandara. Program-program ini membutuhkan sedikit volume, tetapi tidak dipublikasikan dengan baik sehingga Anda mungkin perlu mencarinya atau meminta Baker Travel atau agensi Anda saat ini untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar.

6. Jangan abaikan volume hotel

Volume hotel terkadang diabaikan tetapi seharusnya tidak. Tarif yang dinegosiasikan dapat diperoleh melalui agen perjalanan Anda atau langsung dengan properti hotel pilihan Anda.

Masing-masing hotel di dekat lokasi perusahaan akan menegosiasikan tarif diskon untuk Anda dengan imbalan komitmen kamar/malam minimum. Dengan memanfaatkan agen perjalanan, Anda kemungkinan akan menerima diskon 5% hingga 50% untuk ribuan hotel di seluruh dunia.

7. Memiliki setidaknya satu kontrak sewa mobil

Kontrak sewa mobil mudah dilakukan dan hanya membutuhkan sedikit komitmen dari perusahaan. Pilih mitra yang memiliki lokasi bandara dan reputasi layanan pelanggan yang sangat baik. Anda dapat menghemat 5-10% dengan sangat mudah dan juga dapat menegosiasikan keanggotaan penyewa yang sering untuk semua karyawan Anda.

Ini akan membuat mereka lebih efisien dan meningkatkan moral. Anda juga dapat masuk ke perjanjian penagihan langsung pada saat yang sama yang dapat membuat pekerjaan wisatawan dan staf akuntansi Anda jauh lebih sedikit stres.

8. Memahami kontrak grup dan rapat

Maskapai dan hotel akan mendiskon tarif dan tarif Anda ketika Anda memiliki grup yang bepergian bersama atau bertemu di satu tujuan dari beberapa titik asal. Kontrak pertemuan ini dapat memberi Anda diskon tiket pesawat sebesar 2-10%, dan jika Anda memiliki cukup banyak pelancong di satu maskapai penerbangan, Anda mungkin dapat menegosiasikan tiket gratis untuk diberikan pada penyelesaian kontrak.

Persyaratan minimum biasanya 10 pelancong pergi ke tempat yang sama pada waktu yang sama. Beberapa maskapai penerbangan memiliki minimum yang lebih tinggi jadi pastikan untuk bertanya sebelum kontrak dibuat. Hotel akan mendiskon tarif mereka dengan cara yang sama dengan minimal 10 malam kamar. Diskon ini dapat berkisar dari 10% hingga diskon yang jauh lebih tinggi tergantung pada tingkat hunian dan variasi musiman.

9. Gunakan pelaporan untuk meningkatkan metrik secara konsisten

Program perjalanan yang dikelola dengan baik memerlukan pemantauan konstan dan kontrol keuangan agar dapat dimanfaatkan dengan baik. Bersikeras pada laporan yang tepat waktu dan disesuaikan yang dapat dirancang untuk memberi Anda informasi yang paling Anda butuhkan.

Dengan menerima pelaporan rutin tentang perilaku wisatawan dan kinerja kontrak penyedia, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk memenuhi kewajiban kontrak, mencapai tujuan pengurangan biaya, dan melihat di mana peluang penghematan di masa mendatang.

10. Gunakan semua jalan untuk meningkatkan kenyamanan dan efisiensi wisatawan

Terakhir, setiap program perjalanan yang dikelola dengan baik akan mempertimbangkan kenyamanan dan produktivitas wisatawan mereka. Ketika wisatawan merasa nyaman, mereka dapat fokus pada prioritas utama mereka yang membantu mendorong bisnis Anda maju. Jika wisatawan senang, mereka tampil di level yang lebih tinggi. Tanyakan apakah agen perjalanan Anda dapat meningkatkan status pelancong di maskapai pilihan.

Lihatlah pembelian blok tiket klub bandara sehingga dapat digunakan secara strategis selama perjalanan yang panjang dan rumit. Ada banyak cara untuk memberi penghargaan kepada para pelancong atas tugas perjalanan yang sulit dan seringkali melelahkan. Jenis penghargaan ini menghasilkan perasaan loyalitas dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana perusahaan Anda dapat memanfaatkan program perjalanan mereka dengan lebih baik untuk memberi manfaat bagi keuntungan Anda dan kepuasan tingkat eksekutif Anda, jangan ragu untuk menghubungi saya. Saya senang untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar.