Biaya Perjalanan Dasar Tender

Biaya Perjalanan Dasar Tender : Ketika biaya perjalanan bisnis meningkat, perusahaan menyadari bahwa teknik manajemen biaya yang lebih baik dapat membuat perbedaan

KAMI. Biaya perjalanan perusahaan meroket hingga lebih dari $143 miliar pada tahun 1994, menurut survei American Express baru-baru ini tentang manajemen perjalanan bisnis. Pengusaha sektor swasta menghabiskan sekitar $2.484 per karyawan untuk perjalanan dan hiburan, meningkat 17 persen selama empat tahun terakhir.

Biaya T&E korporat, sekarang merupakan pengeluaran terbesar ketiga yang dapat dikendalikan di belakang biaya penjualan dan pemrosesan data, berada di bawah pengawasan baru. Perusahaan menyadari bahwa bahkan penghematan 1 persen atau 2 persen dapat diterjemahkan ke dalam jutaan dolar yang ditambahkan ke laba mereka.

Penghematan pesanan tersebut pasti akan mendapat perhatian manajemen, yang merupakan persyaratan untuk jenis proyek ini. Keterlibatan dimulai dengan memahami dan mengevaluasi komponen manajemen T&E untuk mengontrol dan memantaunya secara lebih efektif.

Manajemen langsung termasuk menugaskan tanggung jawab untuk manajemen perjalanan, menerapkan sistem pengukuran kualitas untuk layanan perjalanan yang digunakan, dan menulis dan mendistribusikan kebijakan perjalanan formal. Hanya 64 persen perusahaan AS yang memiliki kebijakan perjalanan.

Bahkan dengan dukungan manajemen senior, jalan menuju penghematan tetap sulit—hanya satu dari tiga perusahaan yang berhasil menerapkan program internal yang akan membantu memangkas biaya perjalanan, dan banyak aspek perjalanan yang begitu memberatkan, sebagian besar perusahaan tidak tahu harus mulai dari mana. . . “Industri perjalanan didasarkan pada informasi,” kata Steven R. Schoen, pendiri dan CEO The Global Group Inc. “Sampai penumpang benar-benar menginjakkan kaki di pesawat, mereka [hanya] membeli informasi.”

Jika itu masalahnya, teknologi informasi tampaknya merupakan tempat yang layak untuk menuntaskan penghematan yang sulit dipahami, tetapi sangat dicari. “Inovasi teknologi dalam industri perjalanan bisnis memungkinkan perusahaan menyadari potensi otomatisasi untuk mengontrol dan mengurangi biaya [perjalanan] tidak langsung,” kata Roger H. Ballou, presiden Grup Layanan Perjalanan American Express. “Selain itu, banyak perusahaan memulai program kualitas yang mencakup peningkatan proses lanjutan dan upaya rekayasa ulang yang dirancang untuk secara substansial meningkatkan proses manajemen T&E dan mengurangi biaya tidak langsung.”

Ketika perusahaan melihat ke teknologi untuk membuat penghematan potensial menjadi kenyataan, mereka bisa menjadi sangat kreatif tentang metode yang mereka gunakan.

Leveler Hebat

Sistem reservasi terpusat telah lama menjadi domain eksklusif agen perjalanan dan profesional industri lainnya. Tapi semua itu berubah pada November 1992 ketika keputusan Departemen Perhubungan mengizinkan akses masyarakat umum ke sistem seperti Apollo dan SABRE. Perangkat lunak manajemen perjalanan, seperti TripPower dan TravelNet, segera muncul, memberi perusahaan wawasan tentang di mana uang T&E mereka dibelanjakan.

Perangkat lunak ini melacak tren pengeluaran dengan berinteraksi dengan database perusahaan dan menyediakan akses ke sistem reservasi terpusat yang menyediakan informasi reservasi langsung ke maskapai penerbangan, hotel, dan agen penyewaan mobil. Program ini juga memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan perjalanan terkomputerisasi tentang penghematan biaya dengan rincian di mana diskon diperoleh, penggunaan hotel dan mobil, dan pola perjalanan antar kota. Data aktual memberi perusahaan pengaruh tambahan saat menegosiasikan diskon dengan pemasok perjalanan.

“Ketika Anda memiliki informasi, Anda tidak harus kembali ke titik awal setiap kali Anda memutuskan untuk berganti agensi,” kata Mary Savovie Stephens, manajer perjalanan untuk raksasa biotek Chiron Corp.

Sybase Inc., pemimpin perangkat lunak klien/server dengan anggaran T&E tahunan lebih dari $15 juta, setuju. “Perangkat lunak ini memberi kami visibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya tentang bagaimana karyawan menghabiskan uang perjalanan mereka dan pengaruh yang lebih baik untuk bernegosiasi dengan pemasok layanan perjalanan,” kata Robert Lerner, direktur layanan kredit dan perjalanan korporat untuk Sybase Inc. “Kami memiliki akses data yang lebih baik, lebih cepat, di lingkungan waktu nyata, yang diharapkan memberi kami penghematan besar dalam T&E. Sekarang kami memiliki kendali atas informasi perjalanan kami dan tidak lagi harus bergantung secara eksklusif pada agensi dan maskapai penerbangan.”

Biaya untuk hak istimewa ini tergantung pada volume bisnis. Pembelian satu kali perangkat lunak manajemen perjalanan dapat berharga mulai dari di bawah $100 hingga lebih dari $125.000. Beberapa penyedia perangkat lunak akan mengakomodasi pengguna yang lebih kecil dengan menjual perangkat lunak sedikit demi sedikit seharga $ 5 hingga $ 12 per perjalanan yang dipesan, masih merupakan penghematan yang signifikan dari norma industri sebesar $ 50 per transaksi.

Tidak Ada Lagi Tiket

Perjalanan tanpa kertas berkembang lebih cepat daripada kantor tanpa kertas karena penyedia layanan dan konsumen bekerja sama untuk mengurangi harga tiket bagi pelancong bisnis. Mungkin kemajuan terbaru adalah perjalanan “tanpa tiket”, yang sedang diuji oleh hampir semua maskapai besar.

Sementara itu, penyedia dan agen perjalanan sedang bereksperimen dengan teknologi baru untuk memungkinkan pelancong memesan layanan perjalanan melalui Internet, email, dan kios tiket tanpa pengawasan. Best Western International, Hyatt Hotels dan beberapa jaringan hotel besar lainnya memasarkan di Internet. Layanan ini mengurangi kebutuhan akan kertas dan menawarkan layanan yang lebih baik serta manfaat tambahan seperti peningkatan efisiensi, pelacakan biaya dan tren perjalanan yang lebih baik, serta pengurangan biaya.

Dennis Egolf, CFO Pusat Medis untuk Urusan Veteran di Louisville, Ky., menyadari bahwa lokasi pusat medis yang terdesentralisasi, seperempat mil dari rumah sakit, membuat efisiensi menjadi sulit. “Kami kehilangan waktu produksi dan banyak hal yang hilang,” katanya. “Setiap memo harus dibawa dengan tangan untuk persetujuan, dan kami membutuhkan tujuh salinan berbeda dari setiap pesanan perjalanan.” Akibatnya, Egolf mencoba paket perangkat lunak pengurangan kertas yang dirancang untuk pemerintah federal.

Perangkat lunak ini memungkinkan rumah sakit untuk mengelola perjalanan online, mulai dari melacak manfaat per-diem dan menghitung pengeluaran hingga menghasilkan formulir penarikan tunai dan mengotorisasi voucher penggantian. Perangkat lunak ini juga memungkinkan rumah sakit untuk mencatat biaya perjalanan dan sisa anggaran perjalanannya.

“Hari ini, untuk semua tujuan praktis, sistem ini tanpa kertas,” kata Egolf. Perangkat lunak ini telah membantu rumah sakit mengurangi waktu pemrosesan dokumen hingga 93 persen. “Tujuan awalnya adalah untuk fokus mengelola perjalanan karyawan tanpa kertas,” katanya. “Kami telah mencapai tujuan itu, sebagian karena upaya staf dan sebagian karena keakuratan perangkat lunak.”

Dengan hanya investasi $6.000, rumah sakit menghemat $70 per perjalanan karyawan dan menghemat hampir setengah dari anggaran T&E $200,000 melalui program pemotongan kertas.

Di luar sana

Konsolidasi pengaturan perjalanan perusahaan oleh lebih sedikit agen telah menjadi tren yang berkembang sejak tahun 1982. Hampir tiga dari empat perusahaan sekarang membuat rencana perjalanan untuk lokasi bisnis mereka melalui agen tunggal dibandingkan dengan 51 persen pada tahun 1988. Dua manfaat utama dari konsolidasi agen adalah fasilitasi akuntansi . . dan penganggaran T&E, dan pengaruh dalam menegosiasikan diskon perjalanan di masa depan.

Kemajuan teknologi utama yang memungkinkan tren konsolidasi ini berkembang adalah pengenalan printer tiket satelit (STP). Menggunakan STP memungkinkan agen perjalanan untuk mengkonsolidasikan semua operasi ke satu kantor pusat, dan masih mengirim semua tiket yang diperlukan ke beberapa lokasi secara instan melalui beberapa layanan kabel. Sesuai dengan istilahnya, mesin langsung mencetak tiket pesawat di tempat, menghilangkan biaya pengiriman.

Bagi Kabut London, STP adalah berkah. Anggaran T&E tahunan London Fog lebih dari $15 juta dibagi rata antara dua lokasinya di Eldersburg, Md., dan New York City. Setiap lokasi membeli jumlah tiket yang sama, jadi akses yang sama ke tiket dari agensi mereka adalah suatu keharusan. Dengan STP di dua lokasi mereka, perusahaan melayani kedua kantor dengan satu agen di Baltimore. Setiap kantor memiliki akses ke tiket langsung dan masih dapat menghemat dengan tidak harus membayar biaya kurir dan ekspres yang dapat berkisar hingga $15 untuk setiap lebih dari 500 tiket per pembelian setiap tahunnya.

Anggaran T&E tahunan Conde Nast Publications lebih dari $20 juta dialokasikan antara lokasinya di Los Angeles, San Francisco, Chicago, New York, dan Detroit. Sejak tahun 1994, pengaturan perjalanan telah ditangani oleh agen terpusat, Manajemen Perjalanan Lanjutan di New York City, dengan memasang STP di masing-masing dari lima lokasi ini. Selain peningkatan efisiensi karena konsolidasi, Conde Nast kini memiliki kemampuan untuk mengubah rencana perjalanan dalam waktu singkat dan memiliki tiket baru secara instan.

Manfaat nyata adalah bahwa mesin dimiliki dan dirawat oleh agen perjalanan, sehingga tidak ada biaya bagi perusahaan. Karena biaya besar yang terlibat, bagaimanapun, STP tetap menjadi pilihan hanya untuk pembeli tiket mainstream. “STP adalah opsi yang layak dalam proses ini untuk lokasi mana pun yang membeli tiket lebih dari $500.000 per tahun,” kata Shoen.

Karena rata-rata tiket pesawat adalah 43 persen dari biaya T&E perusahaan mana pun, penghematan yang dapat dilakukan melalui penggunaan berbagai teknologi sangat dramatis. Misalnya, kemampuan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis tren perjalanan mereka sendiri telah menyebabkan terciptanya negosiasi harga pembelian tarif bersih antara perusahaan dan maskapai penerbangan untuk membeli tiket yang tidak termasuk biaya tambahan komisi, penggantian biaya, biaya transaksi, biaya transaksi agen, dan lain-lain. diskon.

Meskipun sebagian besar maskapai penerbangan utama AS secara terbuka menyatakan bahwa mereka tidak menegosiasikan diskon perusahaan di bawah harga pasar yang dipublikasikan, survei American Express tentang manajemen perjalanan bisnis menemukan bahwa 38 persen perusahaan AS memiliki akses ke, atau sudah menerapkan, diskon maskapai yang dinegosiasikan. Ketersediaan dan mekanisme peraturan ini sangat bervariasi menurut operator.

Berapa harganya?

Fred Swaffer, manajer transportasi untuk Hewlett-Packard dan pendukung kuat sistem penetapan harga bersih, telah memelopori konsep penetapan harga berbasis biaya dengan perusahaan manajemen perjalanan di bawah kontrak dengan H-P. Dia menyatakan bahwa H-P, yang menghabiskan lebih dari $528 juta per tahun untuk T&E, berencana untuk melakukan semua perjalanan udara berdasarkan harga tarif bersih. “Saat ini, kami memiliki beberapa tarif bersih pada berbagai tahap kesepakatan,” katanya. “Tarif ini dinegosiasikan dengan maskapai penerbangan di tingkat perusahaan, lalu turun ke masing-masing dari tujuh wilayah geografis kami.”

Frank Kent, manajer regional Barat untuk United Airlines, sependapat: “United Airlines berpartisipasi dalam diskon volume perusahaan, seperti pembelian tiket massal, tetapi tidak dengan harga bersih. Saya belum melihat satu pun kesepakatan tarif bersih yang masuk akal bagi kami. Kami ‘tidak menentangnya…, tapi kami hanya tidak memahaminya sekarang.”

Kent menekankan, “Maskapai penerbangan harus mendekati perusahaan dengan hubungan strategis jangka panjang daripada hanya diskon. Kami ingin melihat diri kami berkomitmen pada perusahaan daripada hanya terlibat.”

Ketika biaya perjalanan bisnis naik, perusahaan menyadari bahwa teknik manajemen biaya yang lebih baik dapat membuat perbedaan.

KAMI. Biaya perjalanan perusahaan meroket hingga lebih dari $143 miliar pada tahun 1994, menurut survei American Express baru-baru ini tentang manajemen perjalanan bisnis. Pengusaha sektor swasta menghabiskan sekitar $2.484 per karyawan untuk perjalanan dan hiburan, meningkat 17 persen selama empat tahun terakhir.

Biaya T&E korporat, sekarang merupakan pengeluaran terbesar ketiga yang dapat dikendalikan di belakang biaya penjualan dan pemrosesan data, berada di bawah pengawasan baru. Perusahaan menyadari bahwa bahkan penghematan 1 persen atau 2 persen dapat diterjemahkan ke dalam jutaan dolar yang ditambahkan ke laba mereka.

Penghematan pesanan tersebut pasti akan mendapat perhatian manajemen, yang merupakan persyaratan untuk jenis proyek ini. Keterlibatan dimulai dengan memahami dan mengevaluasi komponen manajemen T&E untuk mengendalikan dan memantaunya secara lebih efektif.

Manajemen langsung termasuk menugaskan tanggung jawab untuk manajemen perjalanan, menerapkan sistem pengukuran kualitas untuk layanan perjalanan yang digunakan, dan menulis dan mendistribusikan kebijakan perjalanan formal. Hanya 64 persen perusahaan AS yang memiliki kebijakan perjalanan.

Bahkan dengan dukungan manajemen senior, jalan menuju penghematan tetap sulit—hanya satu dari tiga perusahaan yang berhasil menerapkan program internal yang akan membantu memangkas biaya perjalanan, dan banyak aspek perjalanan yang begitu memberatkan, sebagian besar perusahaan tidak tahu harus mulai dari mana. . . . “Industri perjalanan didasarkan pada informasi,” kata Steven R. Schoen, pendiri dan CEO The Global Group Inc. “Sampai penumpang benar-benar menginjakkan kaki di pesawat, mereka [hanya] membeli informasi.”

Jika itu masalahnya, teknologi informasi tampaknya merupakan tempat yang layak untuk menuntaskan penghematan yang sulit dipahami, tetapi sangat dicari. “Inovasi teknologi dalam industri perjalanan bisnis memungkinkan perusahaan menyadari potensi otomatisasi untuk mengontrol dan mengurangi biaya [perjalanan] tidak langsung,” kata Roger H. Ballou, presiden American Express Travel Services Group. “Selain itu, banyak perusahaan yang memulai program kualitas yang mencakup peningkatan proses berkelanjutan dan upaya rekayasa ulang yang dirancang untuk secara substansial meningkatkan proses manajemen T&E dan mengurangi biaya tidak langsung.”

Ketika perusahaan melihat ke teknologi untuk membuat penghematan potensial menjadi kenyataan, mereka bisa menjadi sangat kreatif tentang metode yang mereka gunakan.

Leveler Hebat

Sistem reservasi terpusat telah lama menjadi domain eksklusif agen perjalanan dan profesional industri lainnya. Tapi semua itu berubah pada November 1992 ketika keputusan Departemen Perhubungan mengizinkan akses masyarakat umum ke sistem seperti Apollo dan SABRE. Perangkat lunak manajemen perjalanan, seperti TripPower dan TravelNet, segera muncul, memberi perusahaan wawasan tentang di mana uang T&E mereka dibelanjakan.

Perangkat lunak ini melacak tren pengeluaran dengan berinteraksi dengan database perusahaan dan menyediakan akses ke sistem reservasi terpusat yang menyediakan informasi reservasi langsung ke maskapai penerbangan, hotel, dan agen penyewaan mobil. Program ini juga memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan perjalanan terkomputerisasi tentang penghematan biaya dengan rincian di mana diskon diperoleh, penggunaan hotel dan mobil, dan pola perjalanan antar kota. Data aktual memberi perusahaan pengaruh tambahan saat menegosiasikan diskon dengan pemasok perjalanan.

“Ketika Anda memiliki informasi, Anda tidak harus kembali ke titik awal setiap kali Anda memutuskan untuk berganti agensi,” kata Mary Savovie Stephens, manajer perjalanan untuk raksasa biotek Chiron Corp.

Sybase Inc., pemimpin perangkat lunak klien/server dengan anggaran T&E tahunan lebih dari $15 juta, setuju. “Perangkat lunak ini memberi kami visibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya tentang bagaimana karyawan menghabiskan uang perjalanan mereka dan pengaruh yang lebih baik untuk bernegosiasi dengan pemasok layanan perjalanan,” kata Robert Lerner, direktur layanan kredit dan perjalanan korporat untuk Sybase Inc. “Kami memiliki akses data yang lebih baik, lebih cepat, di lingkungan waktu nyata, yang diharapkan memberi kami penghematan besar dalam T&E. Sekarang kami memiliki kendali atas informasi perjalanan kami dan tidak lagi harus bergantung secara eksklusif pada agensi dan maskapai penerbangan.”

Biaya untuk hak istimewa ini tergantung pada volume bisnis. Pembelian satu kali perangkat lunak manajemen perjalanan dapat berharga mulai dari di bawah $100 hingga lebih dari $125.000. Beberapa penyedia perangkat lunak akan mengakomodasi pengguna yang lebih kecil dengan menjual perangkat lunak sedikit demi sedikit seharga $ 5 hingga $ 12 per perjalanan yang dipesan, masih merupakan penghematan yang signifikan dari norma industri sebesar $ 50 per transaksi.

Tidak Ada Lagi Tiket

Perjalanan tanpa kertas berkembang lebih cepat daripada kantor tanpa kertas karena penyedia layanan dan konsumen bekerja sama untuk mengurangi harga tiket bagi pelancong bisnis. Mungkin kemajuan terbaru adalah perjalanan “tanpa tiket”, yang sedang diuji oleh hampir semua maskapai besar.

Sementara itu, penyedia dan agen perjalanan sedang bereksperimen dengan teknologi baru untuk memungkinkan pelancong memesan layanan perjalanan melalui Internet, email, dan kios tiket tanpa pengawasan. Best Western International, Hyatt Hotels dan beberapa jaringan hotel besar lainnya memasarkan di Internet. Layanan ini mengurangi kebutuhan akan kertas dan menawarkan layanan yang lebih baik serta manfaat tambahan seperti peningkatan efisiensi, pelacakan biaya dan tren perjalanan yang lebih baik, serta pengurangan biaya.

Dennis Egolf, CFO Pusat Medis untuk Urusan Veteran di Louisville, Ky., menyadari bahwa lokasi pusat medis yang terdesentralisasi, seperempat mil dari rumah sakit, membuat efisiensi menjadi sulit. “Kami kehilangan waktu produksi dan banyak hal yang hilang,” katanya. “Setiap memo harus dibawa dengan tangan untuk persetujuan, dan kami membutuhkan tujuh salinan berbeda dari setiap pesanan