5 Langkah Untuk Membangun Alur Kerja Operasi Konten

Untuk operasi pemasaran konten yang lancar, anggota tim Anda harus memiliki alur kerja yang jelas dan proses yang tepat untuk membuat pekerjaan mereka dapat dikelola.

Alur kerja adalah kumpulan tugas Anda secara berurutan untuk menghasilkan aset konten. Proses adalah bagaimana tim Anda menjalankan tugas-tugas tersebut secara efisien dan konsisten. Bersama-sama, mereka membantu anggota tim memahami tanggung jawab mereka, bagaimana menyelesaikannya, dan bagaimana pekerjaan mereka akan diarahkan ke langkah berikutnya.

Merinci alur kerja dan proses membantu anggota tim memahami tanggung jawab mereka, bagaimana menyelesaikannya, dan apa yang terjadi selanjutnya, kata @joderama melalui @CMIContent. Klik Untuk Tweet

Pendekatan lima langkah yang disederhanakan ini dapat membantu Anda memetakan alur kerja untuk format konten apa pun dan membuatnya menjadi proses yang dapat dijalankan. Template dan contoh selanjutnya dapat membantu Anda menyelesaikan setiap langkah.

Langkah 1: Audit format konten Anda

Buat template dengan kolom ini – format konten, platform pengiriman utama, platform pengiriman lainnya, dan keadaan khusus yang mungkin ada sebagai bagian dari rencana pemasaran konten Anda. Kemudian, isi template dengan semua format konten yang dihasilkan tim Anda:

  • Format konten: Apakah Anda membuat artikel? E-book? Presentasi langsung? Webinar? Konten visual? Buat daftar setiap format yang diproduksi tim Anda secara teratur.
  • Platform pengiriman utama: Di mana setiap format dipublikasikan atau dibagikan terlebih dahulu?
  • Platform distribusi tambahan: Apakah format konten ini muncul di saluran lain? (Jawaban ini membantu memunculkan tugas untuk ditambahkan ke proses untuk format konten itu. Ini juga memperhitungkan langkah-langkah pasca-penerbitan untuk memberikan pengalaman multiplatform yang konsisten.
  • Keadaan khusus dan variasi: Apakah beberapa e-book dilindungi untuk lead gen tetapi tidak untuk yang lain? Apakah video ditambahkan ke buletin Anda hanya saat Anda memiliki acara atau penawaran khusus? Setiap variasi yang memerlukan langkah ekstra harus diperhatikan.

TIP: Jika Anda menyadari bahwa format konten digunakan secara signifikan dalam berbagai cara, pisahkan menjadi daftar terpisah di spreadsheet. Misalnya, video mungkin terdaftar sebagai Video – YouTube dan Video – Instagram Stories.

Pada titik ini, fokus hanya pada tugas tingkat tinggi dalam alur kerja Anda. Tidak perlu memikirkan detail yang lebih halus seperti siapa yang membuat konten, siapa yang perlu menyetujuinya, fitur desain, dll., dulu.

Merinci alur kerja dan proses membantu anggota tim memahami tanggung jawab mereka, bagaimana menyelesaikannya, dan apa yang terjadi selanjutnya, kata @joderama melalui @CMIContent. Klik Untuk Tweet

Berikut adalah contoh tampilan template yang sudah selesai:

Format Konten Platform Pengiriman Utama Platform Distribusi Tambahan Keadaan/Variasi Khusus
artikel editorial Situs Web (Blog) · Buletin

· Halaman profil/grup LinkedIn

· Media sosial

· Postingan bersponsor

· Postingan crowdsourced

· Contoh koleksi

· Postingan yang diterbitkan ulang

Buletin Surel
buku elektronik Situs Web (Halaman sumber daya) · Kampanye email

· Artikel editorial

· Halaman arahan bersponsor

· Terpagar untuk memimpin gen

· E-book bersponsor

Video (streaming langsung) Instagram · Facebook

· Twitter

· Dibuat dengan influencer
Video (berskrip) Youtube · Blog situs web

· Situs mikro acara

· Halaman video situs web

· Webinar bersponsor
Postingan media sosial LinkedIn · Facebook

· Twitter

· Instagram

Presentasi langsung Acara tatap muka · Posting blog

· Acara virtual

· Cuplikan video di media sosial

Gunakan kerangka kerja ini untuk memulai daftar tugas yang diperlukan, memetakan sebagai alur kerja, dan menyusunnya menjadi proses terpadu.

Langkah 2: Buat daftar semua tugas untuk setiap format

Selanjutnya, Anda harus membuat daftar semua tugas yang diperlukan untuk menghasilkan satu format konten untuk satu platform utama.

Anda mungkin ingin memulai dengan format yang paling sering diproduksi atau yang paling penting untuk tujuan konten Anda. Sebagai alternatif, Anda dapat memilih aset Anda yang paling kompleks – aset yang melibatkan banyak tim atau banyak langkah ekstra untuk diproduksi dan didistribusikan. Anda akan melihat mengapa dalam satu menit.

Jangan khawatir tentang menempatkan tugas dalam rangka belum. Daftar saja ketika mereka datang ke pikiran. Misalnya, “artikel editorial” mungkin menyertakan daftar tugas ini:

  • Tentukan topik.
  • Jadwal publikasi di blog.
  • Edit salinan yang dikirimkan.
  • Muat salinan dan gambar ke CMS.
  • Memformat konten untuk tata letak.
  • Kirim salinan yang telah diedit ke penulis untuk revisi/persetujuan.
  • Minta umpan balik penjualan/pemasaran tentang topik.
  • Kirim link/aset ke contact person untuk email harian.
  • Merancang dan mengembangkan gambar.
  • Kumpulkan info/aset bio penulis.
  • Brainstorming sudut cerita tertentu.
  • Wawancara ahli materi pelajaran.
  • Tetapkan penulis untuk menulis salinan.
  • Buktikan dan setujui tata letak akhir.

Beberapa tugas ini memiliki beberapa sub-langkah. Misalnya, memformat artikel dapat melibatkan pengimporan dan pengubahan ukuran gambar, penambahan hyperlink, pengaturan tag kategori, dll. Namun untuk latihan ini, tetaplah pada kategori tugas yang luas.


IKLAN

Cara Membuat Strategi Manajemen Merek yang Membuat Pesan Anda Tetap Kuat

Tidak ada ruang untuk salah langkah dalam dunia manajemen merek. E-book ini akan menunjukkan kepada Anda tujuh penyebab paling umum dari inkonsistensi merek, dan bagaimana menjaga pesan Anda tetap kuat dalam lanskap yang menantang saat ini. Download e-booknya sekarang.


Langkah 3: Atur tugas berdasarkan tahap produksi

Selanjutnya, atur tugas ke dalam tahap pra-produksi, produksi, dan pasca-produksi secara berurutan seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Langkah ini memungkinkan Anda untuk memetakan alur kerja yang mulus (langkah empat).

Tahap Format Konten (artikel redaksi) Tugas Yang Harus Dilakukan
Tahap pra-produksi Tentukan topiknya.
Sudut curah pendapat.
Mengidentifikasi sumber/pakar materi pelajaran.
Minta umpan balik penjualan/pemasaran tentang topik dan pendekatan.
Tetapkan seorang penulis.
Mengidentifikasi persyaratan tata kelola.
Buat/kumpulkan info/aset bio penulis.
Tahap produksi Tulis konten/terima kiriman penulis.
Edit/revisi salinan untuk gaya dan substansi.
Merancang/mengembangkan gambar.
Kirim salinan terakhir kepada penulis/pemangku kepentingan untuk disetujui.
Muat/format salinan dan gambar untuk tata letak.
Tetapkan detail metadata.
Buktikan dan setujui tata letak akhir.
Tahap pasca produksi Jadwal publikasi di blog.
Publikasikan konten, termasuk metadata.
Kirim konten ke [contact] untuk peringatan email/buletin
Bagikan tautan/aset dengan [contact] untuk promosi tambahan, penggunaan kembali, distribusi sesuai dengan rencana konten.
Kumpulkan data metrik dan buat laporan.
Bagikan data dengan pemangku kepentingan untuk menginformasikan kemungkinan penyesuaian atau rencana konten di masa mendatang.

Perhatikan detail ini untuk membantu mengatur tugas Anda dalam urutan logis:

  • Tugas mana yang harus dilakukan sebelum orang lain dapat memulai?
  • Tugas mana yang dapat terjadi secara bersamaan?
  • Bagaimana setiap tugas harus dicatat sebagai selesai dan siap untuk tugas berikutnya?

TIP: Proses Anda harus memperhitungkan standar dan persyaratan yang ditetapkan di tingkat perusahaan atau yang berkontribusi pada fungsi organisasi lainnya. Misalnya, Anda mungkin perlu menyelaraskan ide konten Anda dengan tata kelola merek Anda atau mengatur detail metadata sesuai dengan strategi SEO perusahaan Anda.

Jika Anda tidak yakin apa tugas-tugas ini, inilah saatnya untuk mencari tahu. Itu membuat pekerjaan Anda lebih sulit jika Anda perlu memasukkan langkah yang terlewat atau mengatur ulang tugas Anda nanti.

Langkah 4: Tetapkan peran dan petakan bagaimana pekerjaan akan mengalir di antara mereka

Dari sini, Anda menambahkan kolom ke bagan untuk peran dan detail siapa yang bertanggung jawab untuk setiap trek. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat peta yang menunjukkan bagaimana upaya produksi mengalir dari satu peran ke peran berikutnya.

Bagian pertama relatif mudah, terutama jika Anda memiliki tim pemasaran konten yang kecil dan terpusat serta peran yang diuraikan dengan jelas. Untuk tugas kolaboratif, sertakan semua peran. Dalam contoh ini, saya menempatkan beberapa peran pra-produksi sebagai panduan.

Tahap Format Konten (artikel redaksi) Tugas Yang Harus Dilakukan Peran
Tahap pra-produksi Tentukan topiknya. Pemimpin tim
Sudut curah pendapat. Pemimpin tim

Redaktur pelaksana

Mengidentifikasi sumber/pakar materi pelajaran. Redaktur pelaksana
Editor cerita
Staf penulis
Minta umpan balik penjualan/pemasaran tentang topik dan pendekatan. Redaktur pelaksana
Tetapkan seorang penulis. Redaktur pelaksana
Mengidentifikasi persyaratan tata kelola. Redaktur pelaksana
Buat/kumpulkan info/aset bio penulis. Pemeriksa naskah
Tahap produksi Tulis konten/terima kiriman penulis.
Edit/revisi salinan untuk gaya dan substansi.
Merancang/mengembangkan gambar.
Kirim salinan terakhir kepada penulis/pemangku kepentingan untuk disetujui.
Muat/format salinan dan gambar untuk tata letak.
Tetapkan detail metadata.
Buktikan dan setujui tata letak akhir.
Tahap pasca produksi Jadwal publikasi di blog.
Publikasikan konten, termasuk metadata.
Kirim konten ke [contact] untuk peringatan email/buletin
Bagikan tautan/aset dengan [contact] untuk promosi tambahan, penggunaan kembali, distribusi sesuai dengan rencana konten.
Kumpulkan data metrik dan buat laporan.
Bagikan data dengan pemangku kepentingan untuk menginformasikan kemungkinan penyesuaian atau rencana konten di masa mendatang.

Menentukan peran bisa lebih rumit untuk perusahaan yang lebih besar atau mereka yang memiliki tanggung jawab konten bersama di beberapa departemen. Tetapi begitu Anda menempatkan anggota tim pemasaran konten, Anda dapat melihat di mana ada celah. Itu akan membantu Anda mengidentifikasi tim yang tepat untuk didekati untuk bantuan kolaboratif.

Tetapkan peran ke tugas yang tercantum dalam alur kerja #content Anda. Kemudian, identifikasi celah yang membutuhkan bantuan kolaboratif, kata @joderama melalui @CMIContent. Klik Untuk Tweet

Bagan sekarang menyediakan semua informasi yang diperlukan untuk memahami alur kerja format artikel editorial. Namun, mengubahnya menjadi grafik atau peta yang dapat dibagikan dapat menjadi tambahan yang bermanfaat. Ini akan membantu pemangku kepentingan memvisualisasikan di mana peran mereka cocok dalam kontinum produksi dan apa yang masih perlu terjadi.

KONTEN TERKAIT YANG DIPILIH SENDIRI: Jangan Biarkan Pemasaran Konten Menjadi Karir Jalan buntu [New Framework]

Langkah 5: Operasikan dan ulangi

Pada titik ini, Anda memiliki tugas dan urutan operasi yang dipetakan untuk format konten. Sekarang, terapkan sebagai proses yang berulang. Buat mekanisme untuk melacak dan mengelola tugas saat mereka selesai dan memastikan setiap orang memiliki apa yang mereka butuhkan untuk melakukan bagian mereka.

Anda dapat menggunakan dasbor terperinci yang disediakan di alat manajemen proyek seperti Asana atau Jira untuk membangun sistem yang canggih. Anda juga dapat membuat pelacak dan daftar periksa yang disesuaikan menggunakan alat kerja berbasis cloud seperti Airtable, Trello, atau Monday. Tetapi pendekatan yang paling mudah adalah dengan menyalin informasi dari bagan template ke dalam spreadsheet Google atau dokumen Excel yang dapat dibagikan.

Misalnya, tim editorial di CMI menggunakan pelacak multitab yang mirip dengan template kalender editorial di bawah ini. Proses untuk mengelola konten terjadwal dilacak di tab utama, sementara ide-ide brainstorming dan tugas pra-produksi mendapatkan tab mereka sendiri. Setiap bidang khusus untuk tugas yang diperlukan untuk bagian-bagian proses tersebut.

Sebelumnya, saya menyebutkan bahwa Anda dapat membuat proses di sekitar satu format konten, lalu mengadaptasinya untuk variasi lainnya. Berikut cara kerjanya:

  • Tinjau kembali tabel asli yang mencatat keadaan khusus dan variasi yang memerlukan langkah ekstra.
  • Telusuri bagan yang menunjukkan tugas. Identifikasi tugas mana yang tidak perlu dan harus dihapus dan tugas apa yang harus ditambahkan.
  • Tambahkan peran ke tugas yang baru ditambahkan. Menggunakan apa yang baru saja Anda lakukan untuk artikel editorial sebagai model, Anda juga dapat membangun proses untuk tipe konten lainnya.

Anda dapat melihat mengapa Anda menginginkan proses khusus untuk format konten dengan variasi yang sama sekali berbeda. Anda juga dapat melihat mengapa Anda mungkin ingin memulai dengan format yang paling kompleks. Jika Anda fokus pada format yang lebih sederhana seperti video streaming langsung untuk Instagram, akan dibutuhkan lebih banyak pekerjaan untuk memetakan tugas produksi untuk upaya yang lebih ekstensif seperti e-book.

KONTEN TERKAIT YANG DIPILIH SENDIRI:

Bangun, revisi, ulangi

Tim pemasaran konten menangani banyak tanggung jawab. Mengapa tidak membuatnya lebih mudah dengan memetakan alur kerja Anda dan membangun proses yang andal untuk mencapai tujuan pemasaran Anda? Jika Anda memutuskan untuk mencoba pintasan ini, berikan catatan di komentar untuk memberi tahu saya cara kerjanya – atau apa yang Anda ubah untuk membuatnya bekerja lebih baik untuk tim Anda.

KONTEN TERKAIT YANG DIPILIH SENDIRI:

Daftar untuk menghadiri Content Marketing World di Cleveland, Ohio. Gunakan kode BLOG100 untuk menghemat $100.

Gambar sampul oleh Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute